Ha costado, pero poco a poco el sector de la abogacía se va subiendo al tren de las tecnologías. Actualmente, la digitalización está transformando la forma en que los profesionales gestionan sus quehaceres legales. Este artículo lo he querido dedicar a una de las herramientas que desde mi experiencia y conocimiento, es muy beneficiosa para la agilización de gestiones diarias: la oficina virtual. Pero, ¿en qué consiste exactamente una oficina virtual y cómo puede ayudar a los abogados como tú?
Una oficina virtual es un entorno online que permite a cada miembro del despacho realizar todo su trabajo a través de un mismo interfaz y a la vez, interactuar con sus compañeros, aunque no se encuentren físicamente en el mismo emplazamiento. Es decir, este servicio proporciona la posibilidad de disponer de un espacio para:
- Almacenar y compartir archivos.
- Implementar un calendario compartido o una agenda conjunta.
- Gestionar las citas, recibir mensajes y llamadas y/o acceder a espacios de reuniones, para poder utilizarlo, además, de forma remota.
Aunque las ventajas y utilidades son comunes para todo tipo de empresas, me he centrado en explorar las claves de una oficina virtual en el entorno legal. Mi intención última con esta publicación es ayudar en la adaptación al entorno online, que tan necesaria se hace para sobrevivir y ser más competitivos hoy día.
Empezaré hablando de ahorro en todos los ámbitos, porque si algo tienen las buenas herramientas tecnológicas, es que están diseñadas para ser más ágiles y economizar tiempo y dinero. Seguramente, no necesitarás llegar hasta la séptima clave para descubrir lo importante que puede ser en tu vida profesional disponer de una oficina virtual, aunque mi recomendación es que las conozcas todas y tengas criterio sobre su completa funcionalidad.
1- Reducción de costes:
Es una obviedad que tener un menor flujo de trabajadores continuamente en la oficina conlleva un menor gasto de recursos y disminuyen los consumos de suministros. Una oficina virtual te permite eliminar parte de estos costes, y eso se traduce en obtener mayor beneficio incluso ofreciendo tarifas más competitivas a tus clientes.
2- Flexibilidad geográfica:
Una de las ventajas más evidentes de una oficina virtual para abogados es la flexibilidad geográfica que ofrece. Si eres trabajador no tienes que limitarte a un lugar físico para trabajar. Puedes llevar a cabo tus gestiones desde cualquier ubicación siempre y cuando dispongas de conexión a Internet. ¿Cuántas veces no has podido tramitar una documentación hasta no llegar a tu oficina? Eso ya empieza a ser cosa del pasado. Ahora puedes teletrabajar, viajar y atender a tus clientes desde donde tú decidas. Y si eres dueño de un despacho no te verás limitado a contratar talento específicamente de tu zona geográfica.
3. Más eficiencia:
La tecnología que se aplica en una oficina virtual te permite automatizar tareas administrativas, como la gestión de emails, la gestión de documentos, el seguimiento de casos o la programación de citas. La automatización libera un valioso tiempo que repercute positivamente en una atención óptima a tus clientes. Además de esto, puedes acceder a tus archivos y documentos en cualquier momento en espacios compartirlos con colegas o clientes.
4. Mayor privacidad y seguridad:
Las oficinas virtuales ofrecen medidas de seguridad avanzadas, como el cifrado de datos y la protección contra intrusos. En el terreno legal es fundamental proteger la documentación, y esto garantiza que la información confidencial de tus clientes esté protegida de manera sólida, lo que es esencial para, por un lado, cumplir con las regulaciones de privacidad, y por otro, mantener la confianza de tus clientes.
5. Mejora en la atención al cliente:
Además de lo comentado en el punto sobre la mejora en la eficiencia, una oficina virtual puede proporcionar una mejor experiencia para el cliente. En este sentido, puedes ofrecer consultas virtuales a través de herramientas de videoconferencias integradas o incluso el chat en tiempo real. Sin duda alguna, todos estos canales facilitan la comunicación con tus clientes y agiliza el proceso legal.
6. Reducción de la huella ecológica:
Así es, también estarás contribuyendo a la sostenibilidad. Al reducir la necesidad de desplazamientos diarios, también reduces el consumo de recursos como papel y energía. Esto puede suponer un punto a favor en términos de responsabilidad social corporativa.
7. Escalabilidad y crecimiento:
Por último, pero también muy interesante, una oficina virtual te permite adaptarte fácilmente a cambios en el tamaño de tu práctica profesional. Puedes contratar personal adicional o expandirte a nuevas áreas geográficas sin las antiguas restricciones de una ubicación física.
Como conclusión, me gustaría que te quedaras con la idea de que una oficina virtual ofrece a los abogados la flexibilidad, la eficiencia y la seguridad necesarias para prosperar en un entorno que cada vez está más digitalizado. Adoptando esta tecnología, puedes mejorar el servicio a tus clientes ofreciéndoles un seguimiento y acompañamiento más preciso y riguroso, al tiempo que optimizas costes y tiempos. Ahora, puede que te estés preguntando ¿Por qué no se me ha ocurrido disponer antes de una oficina virtual?
¡Lleva tu despacho a un siguiente nivel!
