El objetivo es que la información de las empresas esté actualizada en el Registro Mercantil que le corresponde según su domicilio
Entrando a la última semana de febrero inicia el conteo regresivo para que se agote el plazo de renovar la matrícula mercantil el 31 de marzo de este año. Este proceso corresponde a una obligación que se estableció el artículo 19 del Código de Comercio para personas naturales y jurídicas que se dediquen al comercio.
El Gobierno Nacional, por medio del decreto 1074 de 2015, que luego fue modificado por el decreto 2260 del 13 de diciembre de 2019, y sumado a la Ley 2294 de 2023, estableció, “los derechos por registro y renovación de la matrícula mercantil, los cuales deben ser cumplidos por establecimientos de comercio, sucursales o agencias, así como el valor del formulario y los certificados expedidos por las Cámaras de Comercio”, pues esta es la entidad ante la cual se debe realizar el trámite.
La socia del área de derecho corporativo de Gómez-Pinzón, María Isabel Romero, explica que el objetivo es que la información de las empresas esté actualizada en el Registro Mercantil que le corresponde según su domicilio, esto para que los terceros puedan conocer el estado de las empresas. “Si está desactualizada la información probablemente al tercero le desincentivará llevar a cabo cualquier tipo de negociación con esa empresa”, explica una consecuencia que se podría dar ante no contar con la renovación.
Adicional a esta desventaja, la no renovación puede generar multa de 17 Smmlv, lo cual equivale a cerca de $22 millones, y en caso de que la falta de la obligación sea reiterativa por cinco años consecutivos, la Superintendencia de Sociedades entenderá que está disuelta y en estado de liquidación.
Romero también destaca que para renovar el Registro Único de Proponentes, con lo cual se puede participar para licitar con el Estado, se debe tener la matrícula mercantil renovada. “Si se quiere afiliar a una Cámara de Comercio debe tener la matrícula mercantil renovada. Y normalmente los bancos consultan los certificados de existencia y representación, y si la matrícula mercantil no está renovada va a ser un punto en contra para que un banco otorgue un crédito”, añade sobre otros elementos que reflejan la relevancia de cumplir con el trámite y el cómo no hacerlo puede interferir en el crecimiento u oportunidades de las empresas.
Beneficios
Paralelo a las múltiples consecuencias ya mencionadas, renovar la licencia también trae beneficios que hacen más atractivo el proceso. Es una prueba de existencia y representación legal de la empresa, otorga fácil ubicación para realizar posibles negocios y alianzas comerciales, permite determinar las facultades legales y sus limitaciones e identificar a los miembros de la Junta Directiva de una sociedad, así como conocer la duración exacta de la misma.
En sumatoria a esto, cada Cámara de Comercio puede otorgar beneficios especiales, en el caso de la de Bogotá, la cual agrupa la mayor cantidad de comerciantes, también ofrece varios que los comerciantes pueden aprovechar y que a veces suelen ser desconocidos y desaprovechados.
Entre estos está el acompañamiento durante el proceso de formalización, acceso a la Guía de contratación pública para micro y pequeñas empresas, obtener asesorías en temas claves para ser un proveedor exitoso de empresas grandes, acceder a mejores oportunidades de financiación, como ya lo había mencionado la abogada; y la oferta de la CCB incluye programas de financiamiento y levantamiento de capital, programas de mentoría con inversión, red de ángeles inversionistas, líneas de crédito con entidades como Bancóldex.
También se puede ser beneficiario de los programas de fortalecimiento empresarial de INNpulsa, tener descuento del IVA que la empresa facture, y finalmente acceder a servicios que el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y Propaís para ofrecen a las micros y pequeñas empresas formales.
Este último tiene gran relevancia y alcance considerando que, “según Confecámaras, de las más de 2 millones de empresas que renovaron la matrícula mercantil en 2023, 93,2% corresponden a micro y 4,8% pequeñas empresas. Esto puso en la conversación el compromiso”, afirma Katerine Mosquera, abogada corporativa de la firma de Ventus Consultores.
Además, Mosquera también indica que por sectores, luego del comercio al por mayor y por menor, el que tuvo más renovaciones fue el de alojamiento y servicios de comida con 257.642 empresas, e industria manufacturera con 206.929.
En relación con las tarifas, el costo de las matrículas y renovaciones se establece de acuerdo al rango de activos de la sociedad, y estas tarifas se actualizan cada año, para 2024, las tarifas del Centro de Servicios Registrales de la CCB inician en $58.000 para empresas con un rango de activos entre 0 y $2.244.655, y el costo más alto será de $2.915.000 para sociedades con activos iguales o superiores a $981.054 millones, equivalente a una Unidad de Valor Básico, UVB, de 89.585 millones.
Antecedentes
Antes del 31 de marzo también se tiene que presentar el acta de aprobación de los estados financieros, “es un documento mediante el cual queda contemplada la aprobación de los estados financieros del año anterior de una empresa y son aprobados por la Asamblea de Accionistas. Además de ser registrada en los Libros de Actas, el documento debe ser registrado ante la Cámara de Comercio del domicilio de la sociedad”, explica Katerine Mosquera, de la firma de Ventus Consultores.
