Atender llamadas, correos de los clientes y de lexnet, mensajes de WhatsApp, tiempos de espera en el juzgado o los escritos son algunos asuntos que hacen que los abogados hoy día dediquemos más de un 40% de nuestra jornada al despacho.
Si a eso sumamos la falta de una metodología de gestión del tiempo, todo esto se acrecienta.
Por eso, a continuación me gustaría acercarme a este problema que padecen la mayoría de letrados de nuestro país con la intención de arrojar luz con figuras que están a nuestro alcance como es la del paralegal. Este tipo de figuras jurídico-administrativa nos pueden ayudar a reducir nuestro tiempo hasta un 40%.
El paralegal, o abogado de apoyo, es un profesional cercano al Administrativo perfectamente factible para despacho grandes y pequeño que cobra gran importancia en los organigramas de organización, así como también empezará a tener más importancia en los convenios colectivos.
Para conocer más de cerca al paralegal, vamos a recurrir a Francisco Javier Jiménez Arenas, paralegal en Fernández-Palacios Abogados, a quién conocí en una consultoría en liderazgo y gestión de equipos en su firma.
A pesar de ser esta figura una gran desconocida en España pero con mucha trayectoria internacional cada vez se recurre a ella con más frecuencia por su gran utilidad.
En su día a día, Francisco Javier se encarga de “llevar a cabo las actuaciones administrativas ante órganos oficiales que no necesitan hacerse por un abogado, gestión de notificaciones y citaciones, preparación de documentación, actualización de bases de datos, coordinación con traductores y procuradores, estudio y análisis de cuestiones relativas al área de práctica, preparación de formularios y solicitudes, control de plazos procesales”, explica Jiménez Arenas.
Es importante no confundir estas tareas con las de un abogado junior porque no tienen nada que ver. Un paralegal descarga funciones que implican menor dedicación en cuanto a conocimientos jurídicos se refiere, en términos de complejidad, y menor presión. A diferencia de otros países, la figura del paralegal en España “gestiona de forma autónoma la relación con el cliente salvo para supuestos jurídicos de mayor calado”, justifica Jiménez Arenas.
Para que podamos verlo de manera más clara, vamos a ver algunas de las tareas que realiza: elaboración y actualización de documentos y cuadros Excel; adaptación y cumplimentación de informes, protocolos, plantillas y otros; entrada de información en base de datos; redacción de emails y comunicaciones con clientes o proveedores; organización de expedientes; preparación de presentaciones, presupuestos, comunicados; trámites con administraciones y otros organismos.
Paralegal Vs Administrativo
Como ya hemos comentado, es importante diferenciar ambas figuras para que no haya errores. Un administrativo o administrativa realiza tareas puramente administrativas, es decir, revisa borradores finales de documentos, prepara salas de reuniones, organiza viajes… entre otras muchas. Por el contrario, un paralegal se encarga de redactar el primer borrador, realiza investigaciones, analiza casos legales y es supervisado directamente por un abogado. Es decir, un paralegal realiza un trabajo legal real.
Se presume que un paralegal tenga conocimientos cercanos al área legal para que pueda desarrollar mejor este rol. No obstante, puede desarrollarla una persona cercana al administrativo. En este caso, Jiménez Arenas es diplomando en Ciencias Empresariales y Relaciones Laborales con curso superior en Protección de Datos, y, además, tiene estudios de derecho.
Paralegal o cómo bajar la presión psicoemocional del abogado
Jiménez Arenas así como otros paralegal en España es una persona con conocimientos y formación que ayuda a liberar tareas de campo al abogado. De esta manera, éste se siente “más realizado puesto que verá su trabajo más realizado, con más motivación y puede llegar a sentirse más pleno dedicando todo su empeño en asuntos jurídicos que den más lucimiento a su capacidad”, argumenta Jiménez Arenas.
Como no podría ser de otra manera, esto redunda de manera positiva en la salud mental del abogado, un profesional habituado a un alto estrés debido a asuntos que ya hemos mencionado anteriormente.
Debemos considerar la figura del paralegal como pilar fundamental para pequeños y grandes despachos de abogados porque agiliza trámites y permite que el resto de colegas puedan desempeñar su trabajo ahorrando hasta un 40% de su jornada diaria.
“Esta eficiencia del tiempo se traduce en evitar jornadas maratonianas de trabajo como era muy común años atrás”, comenta Jiménez Arenas.
