Hacia una gestión optimizada
Esto de la intranet, ¿te suena a algo del pasado? Es normal, hablamos de un sistema que surgió en los 80 y que en los 90 ya muchas empresas habían instaurado. Sin embargo, hoy en día han evolucionado y se han convertido en la herramienta ideal para la gestión integral. Basada en la de entonces, la intranet actual incorpora una serie de servicios y funcionalidades que permiten centralizar y optimizar todas las gestiones que se llevan a cabo en una oficina.
En las primeras versiones se compartían documentos, aunque, prácticamente, eran estáticas. Las redes internas actuales ofrecen un sinfín de soluciones que favorecen el trabajo colaborativo y la interacción entre los compañeros y colaboradores de un despacho.
La accesibilidad es una de sus principales características. Todos los miembros del equipo pueden consultar y trabajar, por ejemplo, en un informe de forma simultánea desde cualquier sitio con conexión. Aunque mejor ir paso a paso; en este artículo vamos a ver todo lo que puedes hacer desde una intranet.
En un solo espacio muy intuitivo, diseñado como una sencilla web, estas plataformas combinan distintas herramientas y funcionalidades que pueden facilitar las gestiones en un bufete de abogados.
1. La gestión documental
Desde la intranet se puede acceder de forma rápida y controlada a toda la documentación, contratos, expedientes, plantillas e incluso a archivos críticos, ya que es un sistema de almacenamiento muy seguro.
Facilita el control de versiones, ya que es posible rastrear cambios y revisar actualizaciones. Esto, sin duda, es esencial para mantener la integridad y la precisión de la información en materia legal.
Estas plataformas incluyen además una herramienta de búsqueda avanzada. Una funcionalidad tan potente que resulta especialmente útil para localizar con rapidez casos, documentos, contratos o precedentes legales específicos (se pueden usar tanto palabras clave como metadatos).
2. La automatización de tareas
Desde la intranet se pueden automatizar procesos estableciendo flujos de trabajo más ágiles. Por ejemplo, la revisión y aprobación de dictámenes (especificaciones legales), evitando controles manuales y reduciendo los tiempos de respuesta.
En cuanto a organización, la red interna resulta una gran aliada para asignar tareas, gestionar plazos, registrar las horas de dedicación y llevar el seguimiento del progreso en cada caso.
La posibilidad de configurar recordatorios de forma automática es especialmente útil. Se pueden activar alertas y notificaciones sobre las fechas de vencimiento de plazos procesales, las reuniones con clientes, etc.
3. La comunicación
Integra herramientas síncronas de chats y videoconferencias (por ejemplo, Microsoft Teams), que facilita la colaboración entre compañeros de bufete, asistentes, clientes y otros profesionales.
Permite la creación de espacios de trabajo colaborativo. Por ejemplo, para el equipo que trabaje en el mismo caso y así pueden compartir la documentación pertinente y discutir temas legales, estrategias…
En el área para artículos blogs y wikis se pueden compartir contenidos de interés, novedades legislativas, actualidad corporativa (nuevos clientes, sentencias…), jurisprudencia reciente o inquietudes laborales, favorenciendo el flujo de comunicación interna.
4. La gestión de conocimiento y formación
Alberga una base de datos de conocimiento con recursos e información jurídica que facilita el acceso a contenido actualizado para los casos. Las plantillas de protocolos, contratos, escritos judiciales y acuerdos de confidencialidad, entre otros documentos clave, resultan especialmente útiles para generar documentos recurrentes. Otra gran posiblidad es establecer el on-boarding del despacho a nuevos abogados.
Para aquellos que deseen dar un paso más, las intranets actuales pueden albergar módulos de e-learning para facilitar la formación continua en el despacho.
5. La gestión de clientes y casos
En mi artículo anterior hablaba sobre la conveniencia de apostar por un CRM como paso importante en la digitalización del despacho. Sin duda, es una herramienta muy práctica que, además, se puede integrar en la intranet. De este modo y de manera centralizada, puedes optimizar las gestiones vinculadas a los clientes: organizar contactos, consultar el historial de casos e incluso automatizar las comunicaciones necesarias en cada fase.
En un mismo panel, se pueden visualizar el estado de los casos para llevar un seguimiento más preciso. Ahí mismo es posible consultar fechas, asignaciones, procesos pendientes, etc.
Por su parte, para bufetes más grandes, se puede integrar ERP (Enterprise Resource Planning) para facilitar la gestión de la facturación, el seguimiento de gastos, así como de los presupuestos de cada caso.
6. La seguridad
Si bien en este artículo no voy a incidir como en otras ocasiones en la importancia de la ciberseguridad, las medidas de control de accesos y permisos hacen que trabajar en la intranet, sea hoy por hoy, la mejor opción.
La posibilidad de otorgar privilegios a cada usuario, restringir accesos, establecer niveles jerárquicos y permitir la edición colaborativa es una gran ventaja que ayuda a garantizar, además, la confidencialidad de la información, por no hablar de la comodidad de no necesitar hacer nunca más una copia de seguridad de todo el contenido.
La intranet trabaja con herramientas para el cifrado de datos, procurando el cumplimiento riguroso de la normativa vigente (GDPR y Ley de Protección de Datos).
El hecho de poder realizar auditorías de actividad con registros detallados de los accesos a los documentos y sus modificaciones, proporcionan una capa adicional de seguridad y de trazabilidad.
7. Accesibilidad
El uso de la intranet desde cualquier sitio y dispositivo con conexión aporta flexibilidad al equipo de un despacho. No hace falta personarse en la oficina para poder revisar un expediente o compartir una documentación, entre otras. Si además cuentas con aplicaciones en la nube, podrás trabajar y realizar todas tus tareas desde la intranet, indistintamente de donde te encuentres.
8. Herramientas legales
Si trabajas con plataformas especializadas, como Westlaw, LexisNexis o bases de datos de jurisprudencia, podrás acceder a su contenido sin salir de la intranet. Asimismo, se puede integrar en el mismo espacio el software de gestión que uses habitualmente, por ejemplo, Clio o MyCase, que te permitan llevar un control detallado de cada cliente, caso, y facturación desde la propia intranet.
9. Informes
Los paneles de control de la intranet permite la visualización de datos y métricas que pueden ser clave para definir estrategias en el bufete. Se pueden consultar analíticas referentes a la productividad de cada miembro, las horas de dedicación, o el tiempo promedio de resolución de los casos.
Esta información se puede utilizar conjuntamente con herramientas de inteligencia artificial para predecir, por ejemplo, probabilidades de éxito de casos o identificar patrones y tendencias.
Llegados aquí seguramente has comprobado que las intranets actuales tienen poquito que ver con las primeras versiones, y entenderás por qué afiormaba que la intranet es como tu despacho digital.
Por resumir, en un bufete de abogados, una intranet personalizada mejora la organización y el flujo de trabajo y facilita la colaboración, el cumplimiento normativo y el acceso a información legal crítica. Y lo más importante, porque al fin y al cabo, los despachos son negocios, la intranet aporta la infraestructura para ser más competitivos y poder crecer minimizando riesgos.
